재고관리, 엑셀과 프로그램 중 어떤 방법이 좋을까?
처음에는 엑셀로 재고를 관리하는 것이 간단합니다. 상품 목록과 입출고 수량을 기록하면 현재 재고도 함께 관리할 수 있습니다.
하지만 상품이 늘어나거나 여러 사람이 함께 관리하면, 파일 관리와 재고 확인이 점점 번거로워질 수 있습니다.
그렇다면 재고관리는 언제까지 엑셀로 하고, 언제 프로그램으로 바꾸는 것이 좋을까요? 이 글에서는 작은 사업자 기준으로 엑셀과 재고관리 프로그램의 차이를 정리합니다.
1. 엑셀로 재고를 관리하는 이유
많은 사업자가 재고관리를 시작할 때 엑셀을 먼저 선택합니다. 이미 익숙한 도구이고, 별도 시스템을 배우지 않아도 바로 시작할 수 있기 때문입니다.
- 이미 익숙해서 바로 사용할 수 있습니다.
- 별도 시스템 학습 부담이 적습니다.
- 표 구성을 자유롭게 맞출 수 있습니다.
- 초기 비용이 낮습니다.
- 상품 수가 적다면 충분히 관리할 수 있습니다.
작은 사업자가 처음 엑셀을 선택하는 것은 자연스러운 방법입니다.
2. 엑셀 재고관리의 장점
엑셀은 재고관리 도구로서도 분명한 장점이 있습니다.
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 익숙함 | 대부분의 사용자가 쉽게 접근할 수 있음 |
| 유연성 | 필요한 항목을 직접 구성할 수 있음 |
| 낮은 초기비용 | 별도의 재고관리 시스템 없이 시작 가능 |
| 간단한 관리 | 상품 수가 적다면 비교적 쉽게 관리 가능 |
3. 엑셀 재고관리에서 불편해지는 순간
엑셀이 나쁜 도구라는 뜻은 아닙니다. 다만 관리 규모와 복잡도가 커지면 한계가 나타날 수 있습니다.
1. 상품이 많아질 때
행과 열이 늘어나면 원하는 상품을 찾고 현재 재고를 확인하는 데 시간이 더 걸립니다.
2. 여러 사람이 함께 관리할 때
파일을 공유하다 보면 누가 마지막에 수정했는지 헷갈리거나, 서로 다른 버전을 보게 될 수 있습니다.
3. 입출고 기록이 많아질 때
매일 기록이 쌓이면 표가 길어지고, 입력 실수나 누락을 잡기 어려워질 수 있습니다.
4. 과거 재고 이력을 확인해야 할 때
언제 얼마나 입출고했는지 다시 확인하려면 여러 시트의 기록을 직접 찾아봐야 할 수 있습니다.
5. 실제 재고와 기록이 달라졌을 때
차이가 생긴 이유를 추적하려면 과거 입출고를 하나씩 대조해야 하는 경우가 많습니다.
4. 재고관리 프로그램을 사용하면 무엇이 달라질까?
재고관리 프로그램은 상품, 입고, 출고, 현재 재고, 이력을 하나의 흐름으로 다루는 경우가 많습니다. 엑셀과 비교하면 보통 아래와 같은 차이가 있습니다.
상품 관리
- 엑셀
- 직접 표 구성
- 재고관리 프로그램
- 상품 관리 기능 사용
입고 기록
- 엑셀
- 직접 입력
- 재고관리 프로그램
- 입고 기능
출고 기록
- 엑셀
- 직접 입력
- 재고관리 프로그램
- 출고 기능
현재 재고
- 엑셀
- 수식/표 관리
- 재고관리 프로그램
- 현재 재고 확인
거래 이력
- 엑셀
- 직접 관리
- 재고관리 프로그램
- 이력 조회
여러 사용자
- 엑셀
- 파일 공유 방식
- 재고관리 프로그램
- 사용자/권한 기능
다만 모든 재고관리 프로그램이 같은 기능을 제공하는 것은 아닙니다. 제품마다 범위와 사용 방식이 다를 수 있으니, 실제로 필요한 기능을 기준으로 확인하는 것이 좋습니다.
5. 엑셀을 계속 사용해도 되는 경우
다음처럼 관리 규모가 작고 현재 방식에 큰 불편이 없다면, 엑셀을 계속 사용해도 충분할 수 있습니다.
- 상품 수가 많지 않음
- 혼자 관리함
- 입출고가 많지 않음
- 재고 이력이 복잡하지 않음
- 현재 방식에 큰 불편이 없음
이런 경우에는 굳이 프로그램으로 바꿀 필요가 없을 수도 있습니다. 중요한 것은 도구의 이름보다, 실제 관리가 잘 되는가입니다.
6. 재고관리 프로그램을 고려할 시점
반대로 아래와 같은 변화가 이어진다면, 전용 재고관리 프로그램을 검토해볼 시점일 수 있습니다.
- 상품 수가 계속 증가함
- 입출고 기록이 늘어남
- 여러 사람이 함께 관리함
- 현재 재고를 자주 확인해야 함
- 과거 재고 변동을 확인해야 함
- 엑셀 파일 관리가 점점 번거로움
7. 재고관리 프로그램을 선택할 때 확인할 것
프로그램을 고를 때는 기능 목록보다, 실제 하루 업무에 필요한지부터 확인하는 편이 낫습니다.
1. 상품 관리
상품명, 코드, 카테고리처럼 기본 정보를 정리하고 수정하기 쉬운지 확인하세요.
2. 입고/출고 관리
입출고를 기록하는 방식이 단순한지, 실무에서 바로 쓸 수 있는지 살펴보세요.
3. 현재 재고 확인
지금 남은 수량을 빠르게 찾아볼 수 있는지가 핵심입니다.
4. 재고 이력
언제 어떤 변동이 있었는지 다시 확인할 수 있어야 차이 원인을 찾기 쉽습니다.
5. 사용자/권한
직원과 함께 쓴다면 누가 무엇을 할 수 있는지 나눌 수 있는지가 중요합니다.
6. 데이터 가져오기/내보내기
기존 엑셀 상품 목록을 옮기거나, 필요할 때 데이터를 다시 받을 수 있는지 확인하세요.
7. 가격과 사용량 제한
무료·유료 조건, 매장·상품·직원 한도가 실제 운영 규모와 맞는지 비교하세요.
8. 작은 사업자에게 필요한 재고관리란?
모든 사업자가 ERP 수준의 복잡한 시스템을 필요로 하는 것은 아닙니다.
작은 사업자에게는 아래와 같은 기본 흐름을 정확하게 관리하는 것만으로 충분할 수 있습니다.
- 상품 등록
- 입고
- 출고
- 현재 재고
- 재고 변동 이력
중요한 것은 가장 많은 기능을 갖춘 도구를 고르는 일이 아니라, 사업 규모와 실제 관리 방식에 맞는 도구를 선택하는 일입니다.
9. STOCKSON은 어떤 사업자에게 적합할까?
STOCKSON은 상품, 카테고리, 입고, 출고, 재고 조정, 현재 재고, 거래 이력 등을 웹에서 관리할 수 있는 재고관리 서비스입니다.
특히 다음과 같은 사업자에게 적합할 수 있습니다.
- 작은 사업장을 운영하는 사업자
- 상품 재고를 관리해야 하는 사업자
- 엑셀 관리가 점점 번거로운 사업자
- 입고/출고를 기록하고 싶은 사업자
- 현재 재고를 쉽게 확인하고 싶은 사업자
- 직원과 함께 사용하고 싶은 사업자
- 복잡한 ERP까지 필요하지 않은 사업자
더 자세한 제품 소개는 재고관리 프로그램 페이지에서 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
재고관리는 엑셀로 해도 되나요?
네. 상품 수가 적고 혼자 관리한다면 엑셀로도 충분할 수 있습니다. 현재 방식이 불편하지 않다면 굳이 바꾸지 않아도 됩니다.
언제 재고관리 프로그램이 필요한가요?
상품이나 거래가 늘어나거나, 여러 사람이 함께 관리하면서 엑셀 관리가 불편해지는 시점부터 고려할 수 있습니다.
재고관리 프로그램은 ERP와 같은 건가요?
아닙니다. 프로그램마다 범위가 다릅니다. 회계·인사까지 포함하는 큰 시스템도 있고, 재고관리에 집중하는 서비스도 있습니다.
엑셀에서 재고관리 프로그램으로 데이터를 옮길 수 있나요?
프로그램마다 지원 방식이 다릅니다. STOCKSON은 상품 CSV 가져오기를 지원합니다.
STOCKSON은 무료인가요?
Free 플랜을 제공하며, 1개 매장, 최대 5개 상품, 최대 3명 직원을 사용할 수 있습니다.
나에게 맞는 재고관리 방법부터 확인하세요
엑셀로 관리하는 것이 아직 충분하다면 그대로 사용해도 좋습니다. 하지만 재고관리가 점점 번거로워지고 있다면 전용 재고관리 프로그램을 검토해볼 수 있습니다.
STOCKSON은 작은 사업자가 필요한 재고관리 기능을 간단하게 사용할 수 있도록 만든 웹 재고관리 서비스입니다.